Gestión de documentos

Instructivo en versión video.

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¿Qué es la gestión de documentos?

Es un sistema informático usado para almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos e imágenes electrónicas de información en papel, capturada mediante el uso de un escáner de documentos.

Según la norma ISO 12651-2, un documento es «información registrada u objeto que puede tratarse como una unidad». Si bien esto suena un poco complicado, es simplemente lo que ha estado usando para crear, distribuir y usar durante años.

La gestión de documentos electrónicos es la forma en que nuestra organización almacena, gestiona y rastrea todos sus documentos. Le llamamos filosofía verde, ya que es 100% amigable con el medio ambiente.

Características de la gestión de documentos:

Compartir: Esta capacidad la utilizará a menudo en nuestra organización, permite compartir documentos mediante un enlace.
Control de versiones: Permite mantener pestañas que indican ¿Cómo se creó el documento actual? y en qué se diferencia de las versiones anteriores.
Pista de auditoría: Permite la reconstrucción de quién hizo qué con un determinado documento durante el transcurso de la vida del documento en el sistema.
Anotación y Sellos.

¿Cómo ingresar?

Una vez estés ingresado a tu cuenta de usuario, tendrás acceso al menú de lobby virtual ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla. Luego debes hacer click en sistema de gestión de documentos, y ya está.

¿Que encontraré en el sistema?

Recaudos: Observarás una lista de recaudos clasificados por servicio, y necesarios para culminar el proceso de inscripción en el caso de que quieras volar con nosotros, si eres de otro pais, si vienes de otra institución, incluso si eres instructor.

Documentos automatizados: Reciben su nombre debido a que el sistema los emite conforme a un proceso, por ejemplo;

Constancia de estudio: Debes aprobar el cuestionario de constancia de inscripción que requiere entre otras cosas, que cargues los recaudos como se explica en este instructivo.
Certificado de materia aprobada: Debes aprobar la materia, esto se hace aprobando los cuestionarios online y cuantitativos contenidos en la materia, adicionalmente la evaluación cuantitativa realizada por los instructores en sus actividades, y por último y si aplica, las actividades prácticas de la materia, en este caso deberás cargar los enlaces de certificaciones de aprobación, (Que sería el caso de la supervivencia y simulación del servicio a bordo, en el caso de auxiliares de vuelo, prácticas de taller, en el caso de TMA, y en el caso de pilotos, simulaciones de radiocomunicaciones)
Certificado de carrera: Debes aprobar todas las actividades, y cargar solvencias administrativas, académicas, y operacionales.

Documentos cargados:

Reportes: Disciplinarios, minutas, acuerdos, contratos, etc.
Académicos: Solvencias académicas, constancias de evaluaciones prácticas, constancias que usted solicite, etc.
De vuelos: Como parte del proceso de vuelo, al finalizar cada vuelo se debe cargar su plan de vuelo, su evaluación de vuelo, y la factura de combustible.
Administrativos: Es opcional porque están en el sistema de soporte, pero si es de su interés cargar sus documentos en un solo lugar, su expediente digital.

¿Cómo deben ser los documentos?

Scan del documento real, con una aplicación de scan de celular como la de la siguiente imagen, haga click en ella para descargarla desde play store

Los documentos deben estar cortados al tamaño del documento, que sean legibles, y estén cuadrados, es usual recibir documentos cargados con mucha desproligidad, que desde luego son rechazados.

Ejemplo de un documento cargado con un sencillo programa de scanner de telefono.

¿Quién carga los documentos?

Usted y nuestro personal pueden cargarlos, sin embargo usted no podrá eliminar ningun documento.

¿Puedo cargar enlaces?

Si, de hecho habrá ocasiones en que deba hacerlo, por ejemplo, para las evaluaciones de supervivencia, nosotros emitimos un comunicado con un listado con los nombres de quienes aprobaron, que usted debe cargar a este sistema, para luego presentar el cuestionario en el sistema de aprendizaje. Entonces nuestro personal le aprobará el cuestionario si confirma que el enlace del listado está cargado en su expediente digital.

¿Cómo cargar un documento?

Haces click en añadir archivo, o añadir link según sea el caso, y elige el documento que desees cargar, alige la categoría si es posible, y una descripción o etiquetas, aunque tambien es opcional. Eso es todo.

Sus primeros pasos en IDEA son