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Gestión administrativa – Sistema de cobro

Monitoreo de Ingresos


Clasificación de Ingreso

Los ingresos son clasificados por el tipo de servicio y donde se pague. Por ejemplo:

  • Si el servicio es un curso online, el ingreso se adjudica a la sede de Barquisimeto.
  • En caso de las horas de vuelo: se adjudica a la sede donde se realice el pago-

Sistema de cobro para alumnos regulares.

El sistema de Planes de pago SUMO, enviara al correo de soporte@ideaonline.aero y al cliente un email de cuando:

Se Crea siguiente orden pagadera -> Para los planes de pago, el próximo pedido pagadero se creará antes de los días configurado, el pedido pagadero se creará 1 día antes de la fecha de pago.
Recordatorio de factura -> Los correos electrónicos de recordatorio de notificación de pago se enviarán antes de la fecha de pago. Si se establece como 3,2,1, los correos electrónicos de recordatorio se enviarán antes de 3 días, 2 días y 1 día.

Ahora, cuando la cuota no es pagada, el sistema envía correo de:

Periodo vencido -> Si el pago no se realiza dentro de la fecha de vencimiento, el plan pasará al estado Vencido
Recordatorio vencido -> Una vez que el plan pase a Vencido, se enviarán correos electrónicos de notificación después de la fecha de vencimiento.
Si se establece como 1, 2, 3, los correos electrónicos de recordatorio se enviarán después de 1 día, 2 días y 3 días después de la fecha de
vencimiento.

Para este punto el personal de administración debe realizar lo siguiente:

  • Monitorear el correo de soporte y filtrar por PAGO DE CUOTA VENCIDO
  • Abrir los correo y verificar, correo electrónico del cliente y número de plan de pago
  • Se pega el correo en woocomerce y se chequea la cuota que este por pendiente de pago
  • Dentro del la cuota se verifica el estatus del plan de pago
SE PUEDE VERIFICAR LOS PEDIDOS ANTERIORES PARA VERIFICAR FECHAS DE PAGO
  • Ubicar los datos del alumno para proceder a contactarlo
  • El realizar el respectivo contacto con el cliente ya sea por llamadas (zadarma) o whatsapp (Respond.io)

Discurso de cobro:

Bueno(as) Días, Tardes; tengo el gusto de comunicarme con__________, le habla _________ del departamento de administración de IDEA, le llamamos para notificarle que presenta una cuota vencida la cual es (número de orden o pedido), por tanto que requerimos que se efectúe el pago correspondiente, en caso tal de haber realizado el pago. Por favor debe chequear su correo electrónico y soportar el mismo.

Es importante establecer una fecha para el pago correspondiente.

  • Según sea el resulto del contacto se debe actualizar el estatus del alumno así mismo el registro de la llamada, en el Expediente digital, activando el paso de editar usuario.
  • Una vez que el alumno realice el pago, y se confirme. Se coloque la solvencia correspondiente.
  • Ya que el cliente haya pagado, se debe realizar el proceso de ingreso

Gestión de usuario

  • Se debe hacer un cierre adminsitrativo de cada usuario perteneciente a un curso regular. Que demuestra que cumplió con todas las responsabilidades administrativas adquiridas
  • El sistema de woocommerce se encargará de quitar rol de clientes a usuarios que no estén cumpliendo con sus pagos. por lo que no podrá tener acceso a material, de sistema de gestión de aprendizaje (material ni cuestionarios).
  • Adicionalmente deberá pagar reactivación de plan de pagos y mora por días vencidos en concordancia con términos y condiciones
  • a los dos meses de inpago, se envia recordatorio de dos meses al estudiante (solicitar la automatización de este paso) cumpliendo con terminos y condiciones, y pierde solvencia administravia. Es decir, se cambia de estatus de sistema de ideador, por lo que el usuario ahora pierde privilegios de asistencia y entrada a clase.
  • Se debe estar vigilando constantemente esta automatización.

Gestión de pagos de alumnos pilotos y alumnos regulares antiguos


Estatus administrativo

  • Generalidades: Un usuario puede deber dinero, y sin embargo estar solvente administrativamente, es decir, la solvencia administrativa le permite al usuario disfrutar del servicio de IDEA.
  • Administración se encargará de cobros y de llevar control administrativo de cada usuario.

Conciliación

La conciliacion se trata de cargar registros bancarios, de stripe, paypal, efectivo, y asociarlos a un ingreso en bitacora. En un proceso simple y semi automatico


Totalizadores

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