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Proceso de gestión de usuarios (Expediente digital)

Expediente y Solicitud de Constancia de inscripción de estudiantes

  1. Comprender el proceso de expediente desde el punto de vista del estudiante en este enlace
  2. Recaudos: Los recaudos digitalizados, deben ser cargados en buen estado sin fondo y en formato PNG o JPG (formatos comunes de fotografía) . se recomienda usar una app como camscanner, la puedes descargar aquí.

3. Constancia de inscripción: Los estudiantes deben solicitar su constancia de estudio para ello se requiere estar solvente academicamente en su expediente digital

Luego el departamento académico chequea si el expediente digital está cargado correctamente. si está cargado correctamente el estudiantes va ingresar en la pagina ideaonline.aero – Iniciar Sesión – Usuario- Contraseña y solicita su constancia de inscripción.

Luego se va donde dice formulario de solicitud de constancia de inscripción y allí responde un cuestionario de dos pregunta.
Luego de haber respondido las dos preguntas del cuestionario y hacer click Siguiente – Finalizar cuestionario.
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Le sera enviado un correo automático del Departamento académico de IDEA ha recibido su asignación, muy pronto será calificada, Muchas gracias, Luego el departamento encargado va ingresar LearnDash LMS – Cuestionario.

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Luego alli se encuentra todos los nombre de los estudiante solicitando la constancia de inscripción, se verifica si esta solvente en el EXPEDIENTE DIGITAL, si esta solvente verifiica la cedula identidad dele estudiantes y le arregla el usuario para que la constancia de inscripcipon le salga corrrectamente, luego que lo arregle en el usuario, recarga la pagina y si esta solvente le coloca 1 y luego donde dice APROBAR, al estudiante le llega el correo la solicitud de la constancia de inscripción y si esta insolvente el estudiante la rechazar en el BOTÓN APROBAR sin colocar el numero.

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En el usuario le va colocar NOMBRES, APELLIDOS Y CEDULA IDENTIDAD en el usuario para que en la solicitud de la constancia de inscripción le aparezca correctamente.

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El departamento académico calificara en el transcurso del 24 horas y llegara un correo con la constancia de inscripción.

Obteniendo una constancia como la siguiente

De no haber cumplido con los requisitos requeridos previamente la constancia no le sera aprobada recibiendo un correo devuelta donde le indique que debe realizar su solicitud nuevamente ya que no se encuentra solvente academicamente.

Flujo de trabajo

Instrucciones para estudiantes

https://ideaonline.aero/ideador/docs/manual-de-instructores/mi-expediente-digital/nuevo-ingreso/

Instrucciones de instructores

https://ideaonline.aero/ideador/docs/manual-de-instructores/mi-expediente-digital/nuevo-ingreso/

FLUJO DE EXPEDIENTE DIGITAL

FUNCIONES

Actualización de usuario

Hace que los siguientes campos sean los que salen en las listas de usuario, y asi estandarizar los nombres de usuario en el sistema

Edición Simple (sin email)

Después que el usuario crea el expediente se crea la entrada y es enviada al paso de Edición Simple (En este paso se selecciona el auditor del expediente para luego pasar al siguiente paso de aprobación)

Aceptación de jefatura de instrucción

La aceptación de IDEA de las personas que solicitan ser instructores de IDEA, (ya que basicamente cualquiera puede iniciar este flujo de trabajo, no necesariamente personal de IDEA)

📧 La aceptación envía por email propuesta de trabajo

Aceptación de administración (aplica a estudiantes)

La aceptación de IDEA de los estudiantes que solicitan activar expediente de IDEA, ya que basicamente cualquiera puede iniciar este flujo de trabajo, no necesariamente personal de IDEA)

📧 La aceptación envía por email procedimientos de bienvenida

Aceptación de administración (aplica a alumnos pilotos)

La aceptación de IDEA de los estudiantes que solicitan activar expediente de IDEA, ya que basicamente cualquiera puede iniciar este flujo de trabajo, no necesariamente personal de IDEA)

📧 La aceptación envía por email procedimientos de bienvenida

Aceptación de administración

La edición del expediente en aspectos relacionados a la administración

Aceptación de instructores

La aceptación de instructores, trata de la aceptación de parte de los instructores de la propuesta laboral

📧 La aceptación envía por email procedimientos de bienvenida

UNIFORMES

Generalidades: Este proceso consiste en hacer entrega formal de uniformes a estudiantes cumpliendo con los siguientes requerimientos:

  1. Dejando constancia de que el estudiante recibió completo y conforme (ha sucedido que después dicen que no se les entrego completo o estaba defectuoso cuando no es así)
  2. Dejando evidencia de la entrega en expediente digital con firma digital, con lo que se confirme que se le entrego a la persona correcta.
  3. Actualizando automáticamente inventario digital
  4. Generar bitácora de egreso asociada al núcleo y actualizando detalles administrativos automáticamente. Particularmente importante en IDEA CARACAS donde se tiene un aliado comercial

Recibo conforme de uniforme

Usuario firma digitalmente recepción de uniforme y conforme


editar usuario

producción puede editar los campos del formulario excepto los administrativos. Se debe agregar el ID del Proceso correspondiente a su promoción.

usuario edita

Se envía a este paso si se desea que el usuario edite campos

aplica si cargo algún datos o recaudo mal

Estatus general del usuario

Este paso aplica para indicar si el estudiante se encuentra Activo o Inactivo administrativamente. También aplica para los expedientes duplicados seleccionando con el Estatus Invalido

Activación de usuario

El proceso de activación de usuario permite lo siguiente

  • Una filosofía “auto servicio” donde el instructor es responsable de mantener su expediente actualizado
  • Gestión global, sin importar en cual de nuestras sedes usted impartira clases, tendremos una gestión centralizada de su trabajo, su expediente, y sus pagos, través de nuestro sistema online.
  • Aceptación formal de nuestros terminos y condiciones (Ver aquí).
  • Relación laboral formal (exigido por el INAC)
  • Normas claras y globales
  • Estandarización de procesos
  • Estatus de expediente en tiempo real (Importantisimo para estar preparado para inspecciones INAC)

Invitación llamado y estandarización de la información (Producción)

  • Proceso en concordancia con arbol de procesos
  • estandarizar información de invitación y preguntas frecuentes aquí

Alimentar a Eva

Quiero dar clases con ustedes

Solicita que te hagamos propuesta laboral, comencemos tu de proceso activación como instructor

Llenado de formulario

  • Nos permite realizar un estudio de tu curriculum
  • Nos permite tener registro de tus datos básicos
  • El llenado del formulario activa el flujo de trabajo.
  • Formaliza tu aceptación de nuestros terminos y condiciones y relación laboral

🔥🔥🔥IMPORTANTE👀👀👀: Los 2 temas principales de los términos y condiciones son los siguientes.

  1. Procedimientos y sansiones: En IDEA todo es procedimentado, y aquellos instructores que les parezca burocrático o no estén dispuestos a hacer lo necesario para seguir procedimientos, o pretendan saltarlos, serán sansionados economicamente.
  2. Nuestros servicios tienen valor: Si algún instructor necesita uno de nuestros servicios, no serán gratuitos, todo y cada uno de los cursos, horas de simulador, vuelo, o beca a algún familiar, serán descontado de una forma extremadamente sútil y estandarizada. ¡SIN EXCEPCIÓN!

Si usted entiende y está de acuerdo con lo anterior, tendremos una excelente relación laboral 🤝. De otra manera, le deseamos lo mejor, y es mejor no comenzar relación laboral.

  1. Se requiere emitir control cupones
  2. Se requiere emitir control de cupones activados y adjudicar a usuario y aplicar proceso de descuento
  3. Se otorga membresía al instructor, (acceso al sistema). automaticamente pero falta redactar proceso

¿De que se trata el bono?

Es la emisión del bono de activación que el instructor usará para adquirir sus cursos y servicios en nuestra tienda online👉👉👉 (Ir a tienda haciendo clic aquí) ya están categorizados los cursos que necesita un instructor 😎😎😎.

Se otorgarán 2000 💵 a cada uno de nuestro muy preciado personal. Estos cupones tendrán las siguientes restricciones:

  • ✅Curso online
  • ✅Cursos con categoría (personal IDEA)➡ (Se puede hacer excepciones para tus familiares y amigos, pero debes solicitarlo a través de ticket de soporte)
  • ✅Se debe comprar con tu cuenta de usuario 🚧 y antes debes hacer una notificación a través del sistema de tickets de soporte👈👈👈
  • ✅Si tienes más de 500 horas de vuelo, y quieres que te activemos como piloto instructor. IDEA necesita invertir en ti aproximadamente 5000 USD.➡ Debes hacer una solicitud a través de ticket de soporte.
  • 🥉cupon-25-x4personal189571= 4 cupones de 25usd
  • 🥈cupon-100-x4-personal-189523= 4 cupones de 1000usd
  • 🥇cupon-500-x3-personal-189524=3 cupones de 500usd

Si tienes todos tus requisitos y no necesitas este bono, mejor aún 👍! Avanzamos al siguiente paso.

Realización de cursos

Cumpliendo con regulaciones INAC, el CIA IDEA solo puede activar instructores que cumplan con lo siguiente:

  1. ✈Acuerdo de nivel de servicio
  2. ✈Cédula Identidad Venezolana.
  3. ✈Síntesis Curricular
  4. ✈Soportes de Síntesis Curricular
  5. ✈Licencia.
  6. ✈Licencia de piloto comercial o superior (Instructor de vuelo)
  7. ✈8 Horas de vuelo instrumental simulado al año (Instructor de vuelo)
  8. ✈Curso Inducción Docente (IDO) (O certificación universitaria de profesor).
  9. ✈Curso de instructor de vuelo (Instructor de vuelo)
  10. ✈Curso de SMS
  11. ✈Curso de Factor humano
  12. ✈Curso en la operación del equipo utilizado (Instructor de simulador)
  13. ✈Curso de instructor de vuelo instrumental simulado (Instructor de simulador)
  14. ✈Curso de instrucción de vuelo en una aeronave a volar (Instructores de vuelo)
  15. ✈Evaluación de dominio de la materia
  16. ✈Curso de procedimientos de la empresa👈👈👈👈🔥🔥🔥🔥

Solvencias

Una vez culminado el paso anterior, nuestro personal de producción auditará su expediente digital en aspector administrativos, de recursos humanos, académicos, y otros. Si la auditoría es aprobada. usted será activado como instructor de IDEA

Disponibilidad y clases

En concordancia con procedimientos que verá en el cursos de procedimientos de la empresa.

Gestión de usuarios

Fuentes de registros

Participantes de un grupo:

Registros provenientes del formulario de procesos

IMPORTANTE: PUEDE DIFERIR DE LA INFORMACIÓN EN EXPEDIENTE- DEBEN COINCIDIR, Y ACTUALIZARSE MANUALMETE

Expediente digital

Registros provenientes del formulario del expediente digital

IMPORTANTE: PUEDE DIFERIR DE LA INFORMACIÓN EN PROCESOS – DEBEN COINCIDIR, Y ACTUALIZARSE MANUALMETE

Estatus General de usuario

Registros provenientes del formulario del expediente digital

Estatus Académico

Estatus Administrativo

Calificaciones

Sistema de learndash

Pagos realizados

Registros provenientes del formulario de bitácora

Características

Cuando un usuario compra un producto queda matriculado en el grupo (Learndash) que el mismo selecciono al momento de comprar en la tienda virtual. A su vez debe quedar un registro en el Expediente del usuario que indique a que promoción esta inscrito.

El registro Madre o el principal que debe tener la información de del usuario con su grupo correspondiente es el Registro de Todos los Procesos, bien sea un Curso Regular o cualquier otro producto de la tienda que sea adquirido.

Los datos registrados en los Grupos de Learndash, Procesos y el Expediente Digital deben de coincidir todos los datos (Nombre de Alumnos y la cantidad de estos)

En caso de que esto no se cumpla (coincidan) hay que identificar el usuario o los usuarios que tienen este problema y revisar cada uno para saber que producto compro y poder ubicarlo en el grupo Madre (Proceso) que le corresponda

Se debe tener un control de los usuarios para determinar todos sus datos completos en los expedientes digitales. son vitales para el aporte de la información solicitada para los registros o procesos que se deban llevar a cabo para una mejor experiencia de usuario.

Nota: Los cambios se deberán notificar al supervisor o encargado, ademas todo el proceso ha realizar en un usuario deberá o debe estar procedimentado o escrito para lograr realizarse.

Historial de usuario

✅Los estudiantes que piden cambio de promoción u horario se debe dejar registro en el expediente digital. Si es un estudiante que tiene algún avance académico en el sistema se debe hacer la nota por las materias cursadas en ambas promociones.

✅Si el estudiante tuvo su inicio Pre- Pandemia su registro debe estar resguardado en el Control de Materias en Proceso donde se verifica la nota final junto a su examen que resguarde la nota. Si la materia esta clasificada como cerrada y no se tiene un comprobante se debe crear una Declaración Jurada en nuestro Sistema de Gestión de Documentos la cual debe ser firmada por el Departamento Académico y el Instructor.

✅Las notas cargadas al sistema se realizan en las asignaciones R1 que fueron diseñadas para atender este tipo de casos.

Falta la descripción Administrativa de este proceso

Expedientes de instructores

Fuentes de registros

Participantes de un grupo:

Registros provenientes del formulario de procesos

IMPORTANTE: PUEDE DIFERIR DE LA INFORMACIÓN EN EXPEDIENTE- DEBEN COINCIDIR, Y ACTUALIZARSE MANUALMETE

Expediente digital

Registros provenientes del formulario del expediente digital

IMPORTANTE: PUEDE DIFERIR DE LA INFORMACIÓN EN PROCESOS – DEBEN COINCIDIR, Y ACTUALIZARSE MANUALMETE

Estatus General de usuario

Registros provenientes del formulario del expediente digital

Estatus Académico

Estatus Administrativo

Calificaciones

Sistema de learndash

Pagos realizados

Registros provenientes del formulario de bitácora

Características

Cuando un usuario compra un producto queda matriculado en el grupo (Learndash) que el mismo selecciono al momento de comprar en la tienda virtual. A su vez debe quedar un registro en el Expediente del usuario que indique a que promoción esta inscrito.

El registro Madre o el principal que debe tener la información de del usuario con su grupo correspondiente es el Registro de Todos los Procesos, bien sea un Curso Regular o cualquier otro producto de la tienda que sea adquirido.

Los datos registrados en los Grupos de Learndash, Procesos y el Expediente Digital deben de coincidir todos los datos (Nombre de Alumnos y la cantidad de estos)

En caso de que esto no se cumpla (coincidan) hay que identificar el usuario o los usuarios que tienen este problema y revisar cada uno para saber que producto compro y poder ubicarlo en el grupo Madre (Proceso) que le corresponda

Se debe tener un control de los usuarios para determinar todos sus datos completos en los expedientes digitales. son vitales para el aporte de la información solicitada para los registros o procesos que se deban llevar a cabo para una mejor experiencia de usuario.

Nota: Los cambios se deberán notificar al supervisor o encargado, ademas todo el proceso ha realizar en un usuario deberá o debe estar procedimentado o escrito para lograr realizarse.

Historial de usuario

✅Los estudiantes que piden cambio de promoción u horario se debe dejar registro en el expediente digital. Si es un estudiante que tiene algún avance académico en el sistema se debe hacer la nota por las materias cursadas en ambas promociones.

✅Si el estudiante tuvo su inicio Pre- Pandemia su registro debe estar resguardado en el Control de Materias en Proceso donde se verifica la nota final junto a su examen que resguarde la nota. Si la materia esta clasificada como cerrada y no se tiene un comprobante se debe crear una Declaración Jurada en nuestro Sistema de Gestión de Documentos la cual debe ser firmada por el Departamento Académico y el Instructor.

✅Las notas cargadas al sistema se realizan en las asignaciones R1 que fueron diseñadas para atender este tipo de casos.

Falta la descripción Administrativa de este proceso

Expediente de proveedor

Fuentes de registros

Participantes de un grupo:

Registros provenientes del formulario de procesos

IMPORTANTE: PUEDE DIFERIR DE LA INFORMACIÓN EN EXPEDIENTE- DEBEN COINCIDIR, Y ACTUALIZARSE MANUALMETE

Expediente digital

Registros provenientes del formulario del expediente digital

IMPORTANTE: PUEDE DIFERIR DE LA INFORMACIÓN EN PROCESOS – DEBEN COINCIDIR, Y ACTUALIZARSE MANUALMETE

Estatus General de usuario

Registros provenientes del formulario del expediente digital

Estatus Académico

Estatus Administrativo

Calificaciones

Sistema de learndash

Pagos realizados

Registros provenientes del formulario de bitácora

Características

Cuando un usuario compra un producto queda matriculado en el grupo (Learndash) que el mismo selecciono al momento de comprar en la tienda virtual. A su vez debe quedar un registro en el Expediente del usuario que indique a que promoción esta inscrito.

El registro Madre o el principal que debe tener la información de del usuario con su grupo correspondiente es el Registro de Todos los Procesos, bien sea un Curso Regular o cualquier otro producto de la tienda que sea adquirido.

Los datos registrados en los Grupos de Learndash, Procesos y el Expediente Digital deben de coincidir todos los datos (Nombre de Alumnos y la cantidad de estos)

En caso de que esto no se cumpla (coincidan) hay que identificar el usuario o los usuarios que tienen este problema y revisar cada uno para saber que producto compro y poder ubicarlo en el grupo Madre (Proceso) que le corresponda

Se debe tener un control de los usuarios para determinar todos sus datos completos en los expedientes digitales. son vitales para el aporte de la información solicitada para los registros o procesos que se deban llevar a cabo para una mejor experiencia de usuario.

Nota: Los cambios se deberán notificar al supervisor o encargado, ademas todo el proceso ha realizar en un usuario deberá o debe estar procedimentado o escrito para lograr realizarse.

Historial de usuario

✅Los estudiantes que piden cambio de promoción u horario se debe dejar registro en el expediente digital. Si es un estudiante que tiene algún avance académico en el sistema se debe hacer la nota por las materias cursadas en ambas promociones.

✅Si el estudiante tuvo su inicio Pre- Pandemia su registro debe estar resguardado en el Control de Materias en Proceso donde se verifica la nota final junto a su examen que resguarde la nota. Si la materia esta clasificada como cerrada y no se tiene un comprobante se debe crear una Declaración Jurada en nuestro Sistema de Gestión de Documentos la cual debe ser firmada por el Departamento Académico y el Instructor.

✅Las notas cargadas al sistema se realizan en las asignaciones R1 que fueron diseñadas para atender este tipo de casos.

Falta la descripción Administrativa de este proceso

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